La ventana de cita permite añadir, editar y eliminar citas en el Calendario de citas, así como procesar ventas de productos y servicios dentro de una cita. En la ventana de cita, puedes ver los datos del cliente, el historial de visitas y las estadísticas de visitas.
La configuración de acceso consiste en conceder o retirar permisos para crear, editar y eliminar citas, vender productos y servicios, ver los datos del cliente y consultar el historial de visitas o de contactos.
Si tienes una cadena (o varias), puedes configurar el acceso del usuario para ver los datos de clientes por cadena.
Por ejemplo, un recepcionista puede crear citas, pero no editarlas ni eliminarlas; puede vender productos y cobrar pagos, pero no puede ver las transacciones de productos ni los detalles de pagos de servicios de días anteriores.
Para evitar filtraciones de información, también puedes bloquear el acceso a los datos del cliente y a la lista desplegable con los datos del cliente.
Configuración #
- Ve a Configuración > Equipo, selecciona al miembro del equipo correspondiente y abre la pestaña Acceso.
- Busca el bloque de permisos necesario y actívalo con el interruptor. Después, haz clic en la sección Ventana de cita y activa los permisos específicos que quieras conceder al miembro del equipo.
- Para guardar los cambios, haz clic en Guardar en la esquina inferior derecha.
Más información sobre cada permiso #
- Añadir, editar y eliminar asistentes
Este permiso permite añadir y editar asistentes en una visita.
- Editar la comisión del asistente
Activa esta opción si quieres que el miembro del equipo pueda cambiar la comisión de los asistentes en la ventana de la visita.
Se aplica cuando en Cálculo de nómina — Configuración general está activada la opción: Tengo servicios en los que utilizo más de un asistente, cada asistente recibe su comisión completa establecida para el servicio, independientemente del número de asistentes añadidos al servicio dentro de una cita.
- Acceso a los datos del cliente
Activa esta opción si el miembro del equipo necesita ver los datos del cliente en la ventana de cita o de evento. Si no necesita acceso a esta información, deja la opción desactivada.
Los datos del cliente incluyen: número de teléfono, correo electrónico, información del cliente mostrada en el lado derecho de la ventana de cita/evento, datos del programa de fidelización y los detalles de la cita.
- Acceso para crear nuevos clientes en una cita
Activa esta opción si el miembro del equipo necesita añadir nuevos clientes en la ventana de cita o de evento. En este caso, el cliente creado se añadirá automáticamente a la lista de todos los clientes (base de datos de clientes).
Si quieres impedir que se añadan nuevos clientes a una cita o evento, simplemente desactiva la opción.
Importante
El miembro del equipo debe tener activado el permiso Crear citas; de lo contrario, los campos de entrada (nombre, teléfono y correo electrónico) no estarán disponibles.
- Acceso a la lista desplegable con datos del cliente
Activa esta opción si el miembro del equipo necesita buscar clientes existentes y seleccionarlos de la lista al crear una cita. Si el miembro del equipo no trabaja con datos de clientes y no debería ver la lista, desactiva la opción.
La lista desplegable de clientes es la lista de clientes existentes en la base de datos que aparece al buscar por datos del cliente (nombre, correo electrónico y también número de teléfono, apellido, segundo nombre e información de fidelización, si el miembro del equipo tiene los permisos correspondientes).
Mostrar número de teléfono activa esta opción para que el miembro del equipo pueda ver los números de teléfono en la lista desplegable. Si necesitas ocultarlos, deja la opción desactivada.
- Ver campos personalizados de la cita
Activa esta opción para que el miembro del equipo pueda ver los campos personalizados adicionales añadidos a la cita. Estos campos se crean en la interfaz de la cadena y también en la interfaz del centro para el widget de reservas online (los detalles se explican en el artículo correspondiente).
- Crear citas
Activa esta opción si el miembro del equipo necesita añadir nuevas citas o eventos al Calendario de citas.
- Modificar citas
Activa esta opción para que el miembro del equipo pueda editar las citas existentes. El permiso se aplica solo a las citas no pagadas y a aquellas que no estén en estado Llegó.
La edición básica de citas permite al miembro del equipo:
- Cambiar el estado de la cita/visita;
- Añadir y editar servicios y su cantidad (sin cambiar el precio);
- Eliminar servicios de la cita;
- Añadir comentarios, notas y categorías;
- Cambiar el color de la cita;
- Trabajar con recursos;
- Cambiar el cliente (si el miembro del equipo tiene acceso a los datos del cliente).
Después de activar este permiso, puedes configurar permisos adicionales y más específicos para gestionar los cambios.
Periodo para editar citas creadas anteriormente
Elige el periodo durante el cual el miembro del equipo podrá realizar cambios en citas creadas previamente. Esto ayuda a evitar ediciones retroactivas y reduce el riesgo de errores en los informes financieros.
Puedes establecer un límite de entre 1 día y 6 meses, prohibir completamente las ediciones en el pasado o permitir el acceso sin límites.
Editar citas con estado “Llegó”
Permite al miembro del equipo editar citas en estado Llegó con el mismo conjunto de capacidades que Editar citas. Los cambios solo se permiten en citas no pagadas.
Permiso para editar una cita pagada en estado “Llegó”
Si se activa, el miembro del equipo podrá realizar los mismos cambios que en Editar citas, pero en citas pagadas con estado Llegó.
Permiso para editar una cita pagada en estado “Confirmada”
Permite al miembro del equipo editar citas pagadas en estado Confirmada, de forma similar al permiso para editar una cita pagada en estado Llegó.
Cambiar el coste del servicio
Permite al miembro del equipo ajustar los precios de los servicios en el momento del pago.
Cambiar el descuento de los servicios
Permite al miembro del equipo añadir un descuento a un servicio o modificar uno ya aplicado en el momento del pago.
Cambiar los campos personalizados de la cita
Activa esta opción para que el miembro del equipo pueda editar los campos adicionales añadidos a la cita. Estos campos se crean en la interfaz de la cadena y también en la interfaz del centro para el widget de reservas online.
Cambiar el profesional y la hora de la cita
Permite al miembro del equipo cambiar el profesional asignado, la fecha y la hora, es decir, reprogramar la cita desde la ventana de cita.
Cambiar la duración
Permite al miembro del equipo ajustar la duración de la cita. Este permiso funciona de forma independiente a la posibilidad de cambiar el profesional o la fecha y hora; puedes conceder solo el acceso a cambiar la duración sin permitir la reprogramación.
Cambiar comentario
Permite añadir y editar comentarios en la ventana de cita. Si se desactiva, los comentarios solo estarán disponibles para visualización y copia.
Modificar servicios
Restringe la posibilidad de añadir servicios a una cita y de cambiar su cantidad si ya están establecidos.
- Eliminar citas
Activa esta opción si quieres permitir que el miembro del equipo elimine citas de clientes. Por defecto, solo se pueden eliminar citas no pagadas en cualquier estado, excepto Llegó. También hay configuraciones avanzadas adicionales:
Eliminar citas con estado “Llegó”
Permite al miembro del equipo eliminar citas no pagadas que ya estén en el estado Llegó.
Eliminar citas pagadas
Activa esta opción para permitir que el miembro del equipo elimine citas que ya han sido pagadas.
- Procesar ventas de productos
Activa este permiso para permitir que el miembro del equipo venda productos dentro de una visita.
También debes establecer el periodo en el que el miembro del equipo puede crear transacciones de productos en el pasado. Esto limita la posibilidad de registrar ventas “retroactivamente” y ayuda a evitar errores en los informes financieros.
Puedes restringir el acceso desde 1 día hasta 6 meses, dejarlo sin límite o bloquear completamente la creación de transacciones para periodos pasados.
Editar transacciones de productos
Permite al miembro del equipo realizar cambios en las ventas de productos dentro de una visita.
Al igual que con la creación de transacciones, debes elegir el periodo hacia atrás en el que estas operaciones pueden editarse.
Este permiso no permite ediciones por sí solo; solo habilita el acceso a permisos adicionales:
- cambiar el precio del producto;
- cambiar el descuento del producto.
- Procesar pagos
Activa esta opción para permitir que el miembro del equipo procese pagos de visitas utilizando distintos métodos de pago. También debes establecer el periodo en el que el miembro del equipo puede procesar pagos en el pasado. Esto limita la posibilidad de procesar pagos “retroactivamente” y ayuda a evitar errores en los informes financieros.
Puedes establecer el periodo desde 1 día hasta 6 meses, dejarlo sin límite o bloquear completamente los pagos de días pasados.
Procesar pagos desde la cuenta personal del cliente
Permite adicionalmente que el miembro del equipo cobre pagos desde la cuenta personal del cliente.
Puedes leer más sobre la creación y el uso de la cuenta personal en un artículo aparte.
- Editar consumibles
Activa esta opción para que el miembro del equipo pueda añadir y editar consumibles dentro de una cita. - Client data access throughout a chain
If the company uses a chain (or multiple chains), you can grant the team member access to view client data within the selected chain: number of visits, sales and payment totals, loyalty data, and other metrics.
