Огляд > Записи

У розділі Огляд > Записи відображається інформація про всі записи, створені в Altegio.
Сюди входять записи з будь-яких джерел, створені будь-якими користувачами з правом створення записів, записи з будь-яким статусом, а також видалені записи.

Розділ містить інформацію про те, які записи і за який період були зроблені, хто саме їх зробив (адміністратор або клієнт), інформацію про джерело онлайн-запису, до якого співробітника, на яку послугу був запис, дані клієнта і т. д.

Всі дані про записи можна переглядати вибірково завдяки зручним параметрам фільтрації:

• Дата створення.
• Дата візиту.
• Співробітник.
• Користувач.
• Скасовані та не скасовані записи / скасовані / не скасовані.
• Статус візиту.
• Ім’я / номер телефону Клієнта.
• Категорія послуг.
• Категорія записів.
• Всі джерела записів / онлайн / офлайн (спосіб створення запису).
• Всі статуси оплати / оплачено повністю / не оплачено повністю.
• Записи з послугами і без послуг / записи з послугами / записи без послуг.

Відфільтруйте список по необхідним пунктам та натисніть кнопку Показати. Також можна шукати записи по конкретному клієнту, для цього введіть ім’я або номер телефону і натисніть кнопку Показати.

Кожен запис можна відредагувати та / або видалити.

• Для редагування запису натисніть на кнопку Змінити запис. Після відкриється візит у журналі запису, де можна внести зміни.

Записи можна видаляти поодинці або масово.
Щоб видалити записи, відмітьте їх прапорцем (1) — кнопка Видалити вибрані стане активною (2), після чого натисніть на неї.

Записи буде видалено з журналу, а рядок із даними про запис змінить колір на рожевий (3).
Щоб переглянути дані видаленого запису, натисніть на іконку перегляду інформації (4).

Видалений запис не можна відновити, можна тільки створити новий.

Якщо у співробітника немає прав на видалення оплачених записів або записів в статусі Клієнт прийшов, то такі записи видалені не будуть, про що користувач буде сповіщений після натискання на кнопку Видалити вибрані.

Операції з Excel #

Дані про записи можна вивантажувати у Excel, а також завантажити список з Excel.

Вивантаження у Excel #

Записи вивантажуються лише електронною поштою.
Користувач отримує лист із посиланням на файл вивантаження.

Після цього в Altegio в розділі Огляд > Операції з даними з’явиться журнал вивантажень з інформацією про те, хто, коли і які дані запитував. Файл вивантаження також можна буде отримати за наявності прав доступу до цього розділу.

Важливо

Ліміт на одну вивантаження з розділу Огляд > Записи — 5000 записів.

Посилання на файли вивантаження, створені іншими авторами операцій (співробітниками з доступом), приховані для перегляду та завантаження. Кожен користувач бачить лише ті файли, які запитував сам, незалежно від ролі та прав доступу.

Завантаження з Excel #

Завантажені дані відображатимуться як у розділі Огляд > Записи, так і в журналі записів.

Що необхідно для завантаження записів з Excel

• Користувач повинен мати повні права доступу до Altegio.
• Перед завантаженням візитів усі послуги мають бути створені у філії, і під час завантаження їх не можна редагувати.
• Якщо у файлі присутні назви проданих товарів, їх також необхідно створити у філії як послуги.
• Перед завантаженням візитів усі співробітники повинні бути додані у філію — як активні або звільнені.
• На видалених співробітників записи завантажувати не можна.
• На час завантаження вимкніть усі сповіщення для адміністраторів, співробітників і клієнтів у розділі
• Налаштування > Системні налаштування > Сповіщення > Типи сповіщень,
• а також вимкніть відправлення WebHook у розділі
• Налаштування > Системні налаштування > WebHook, якщо вони увімкнені для інтеграцій.
• WebHook можна вимкнути, тимчасово деактивувавши інтеграцію або звернувшись до технічної підтримки.
• Перед завантаженням необхідно в розділі
• Налаштування > Налаштування запису > Журнал записів
• у полі Інтервал між унікальними візитами вибрати значення
• Кожен запис — окремий візит.
• Додатково створювати графік роботи співробітникам не потрібно.
• Прив’язувати послуги до співробітників необов’язково.
• Не можна завантажувати кілька файлів одночасно.
• Файл має містити не більше 5000 рядків. Якщо записів більше — файл необхідно розділити.
• Завантаження з файлу починається з другого рядка, перший рядок ігнорується.
• Для завантаження файлу перейдіть до розділу Огляд > Записи, натисніть кнопку Операції з Excel та виберіть Завантажити з Excel.
• У меню, що відкриється, можна вибрати файл на комп’ютері або перетягнути його.
• Після завантаження файлу з’явиться кнопка Завантажити, яка ще не запускає завантаження записів.
• Після натискання кнопки Завантажити відкриється меню зіставлення, у якому необхідно вибрати, у якому стовпці яка інформація міститься.
• Після зіставлення даних натисніть кнопку Зберегти у правому верхньому куті — після цього розпочнеться завантаження записів з файлу.
• Якщо після натискання кнопки Зберегти завантаження не розпочалося, не натискайте кнопку повторно.
• Для вирішення питання зверніться до технічної підтримки.

Файл для завантаження з Excel має містити:

• Дата.
  Формат дати та часу візитів: ДД-ММ-РРРР ГГ:ХХ. Час візиту буде округлено відповідно до кроку часу в Altegio — до найближчого значення.

• ID співробітника.
  Як дізнатися номер (ID) співробітника в Altegio.

• Номер телефону клієнта.
  Вводиться у форматі 37493350369.
• Ім’я клієнта. Вказується обов’язково, інакше воно буде перезаписане в базі даних за номером телефону.
• Ім’я співробітника. Це значення має збігатися з ім’ям у розділі Налаштування → Налаштування запису → Співробітники.
• Тривалість. Вказується в секундах. Необхідно враховувати, що час сеансу завжди кратний 5 хвилинам і округлюється у більший бік. Якщо поле не заповнене, значення за замовчуванням становить 5 хвилин.
• ID послуги. Як дізнатися номер (ID) послуги в Altegio
• Назва послуги. Це значення має збігатися з назвою в розділі Налаштування → Налаштування запису → Послуги.

Під час завантаження записів з Excel можна вказувати кілька послуг
(назви послуг розділяти символами ##, а ID послуг — комами або символами ##).

• Ціна послуги. Значення вартості цієї послуги для завантажуваного запису. Якщо послуг кілька, ціна має бути вказана для кожної. Якщо такої інформації немає, а є лише підсумкова сума, необхідно вказати 0, розділяючи значення символом # для інших послуг.
• Знижка на послугу. Значення знижки для цієї послуги в завантажуваному записі.
• Коментар. Значення поля Коментар у завантажуваному записі.
• Номер телефону клієнта. Обов’язкове поле. Вводиться у форматі 380111111111, без зайвих символів.
• Ім’я клієнта. Обов’язкове поле.
• Статус запису (число):
  • Не з’явився — числове значення «-1»
  • Очікування клієнта — числове значення «0»
  • Клієнт прийшов — числове значення «1»
  • Підтверджено — числове значення «2»
• Статус запису (рядок). Текстове значення статусу, записане у вигляді:
  • Не з’явився
  • Очікування клієнта
  • Клієнт прийшов
  • Підтверджено
• ID каси. Обов’язкове поле для завантаження оплачених записів. ID каси — це її унікальний номер в Altegio. Щоб визначити ID каси, перейдіть у головному меню до розділу Фінанси >Рахунки та каси, натисніть на назву потрібної каси. В адресному рядку з’явиться посилання, останні цифри якого — це ID каси.
• Оплачено. Обов’язкове поле для завантаження оплачених записів.
• Сума до оплати. Сума до оплати за завантажуваним записом має дорівнювати сумі вартостей усіх послуг з урахуванням знижок. Заповнюється одним числом без поділу за послугами. Оплата може бути лише повною, доступна тільки для записів зі статусом «Клієнт прийшов» і лише з надходженням коштів в одну касу.

Пример шаблона для загрузки в Altegio